Esimese arve saatmine on üks võimsamaid hetki ettevõtja teekonna alguses – see on aeg, millal sinu äriideest saab käegakatsutav reaalsus. Kuidas seda teha ja mida silmas pidada, et kõik õnnestuks nüüd ja edaspidi, selle kohta jagab vajalikke soovitusi Sliptree SEO-turundaja Kristjan Oro.
Olgu tegemist värskelt käivitatud e-poe, veebipõhise teenuse või muu ettevõtlusega, igal juhul on professionaalne arve palju enamat kui lihtsalt dokument. See on ka osa sinu brändi kuvandist, mis peegeldab selle usaldusväärsust ja professionaalsust.
Kuidas arvete saatmist kõige paremini korraldada? Kogu võlu peitub detailides. Ilus ja sinu ettevõtte brändiga ühilduv arve näitab, et hoolid detailidest. Lisaks esteetilisele välimusele on arve ka ametlik dokument, mis tõendab tehingut ja on maksude arvestamise aluseks.
Veebipõhisele ettevõtjale on professionaalse väljanägemisega arve eriti oluline, kuna sageli on see üks väheseid füüsilisi puutepunkte kliendiga. See on kinnituseks, et sinu ettevõte on hästi organiseeritud ja usaldusväärne.
Lisaks on korrektne arvepidamine oluline osa raamatupidamisest ning aitab sul hoida selget ülevaadet oma ettevõtte rahavoogudest.
Arve rekvisiidid - mis informatsioon on arvel vajalik? Raamatupidamise seaduse §7 määratleb täpselt, mis info peab arvel olema. Õigesti koostatud arve sisaldab järgmisi kohustuslikke rekvisiite:
Arve kuupäev ja number - unikaalne identifitseerimistunnus iga arve jaoks Müüja andmed - sinu ettevõtte nimi, aadress ja registrikood Ostja andmed - kliendi ettevõtte nimi, aadress ja registrikood Kauba või teenuse kirjeldus - nimetus, kogus, ühiku hind ja summa Maksetähtaeg - millal arve tuleb tasuda. Kui oled käibemaksukohustuslane, peavad arvel olema ka käibemaksukohustuslase number (KMKR), käibemaksumäär (24%, 13%, 9% või 0%) ja käibemaksu summa.
Oluline on teada, et erinevatele toodetele võivad rakenduda erinevad käibemaksumäärad. Sel juhul tuleb käibemaksumäär tuua igal arvereal eraldi välja.
Olulised detailid, mis muudavad arve professionaalsemaks Lisaks seaduses nõutud elementidele aitab järgneva info väljatoomine arvel muuta selle palju selgemaks.
Lisaks teeb see kliendile arvete maksmise lihtsamaks:
Sinu ettevõtte logo Kontaktandmed (telefon, e-post) Pangakonto rekvisiidid Juhis makse tegemiseks, näiteks: “Arve tasumisel märkida selgitusse arve number.” Viitenumber (hõlbustab maksete jälgimist) Maksetingimused ja viivise info. Need lisaelemendid ei ole küll seadusega nõutud, kuid aitavad luua tugevat kuvandit ja vältida arusaamatusi.
Kuidas arvet saata? Kui arve on valmis, tuleb see kuidagi kliendini toimetada. Kõige levinum viis on muidugi e-posti teel PDF-arve saatmine.
PDF-formaat tagab, et arve välimus jääb alati samaks sõltumata sellest, millises seadmes seda avatakse.